Guía y Recomendaciones  para gestionar Cobros al Estado

I. ANTECEDENTES

El presente documento es una guía que debe servir como referencia a las empresas que celebran contratos con el Estado en relación con los procedimientos que deben acatar.

En la práctica, no es inusual encontrarnos con algunas empresas que han incurrido en gastos que se han derivado de la ejecución de un contrato con el Estado o de un presunto contrato con el Estado cuando el correspondiente instrumento legal no haya sido refrendado, razón por la cual, en el momento de presentar la respectiva gestión de cobro, ésta no puede ser recibida por el funcionario a cargo de esas funciones en la entidad respectiva. 

También ocurre con frecuencia que, cuando se produce un cambio de mando o después de un período de transición presidencial, generalmente surjan otros tipos de incomodidad como solicitudes de aclaración de parte de nuevos funcionarios o, en el peor de los casos, que el Ministerio Público solicite testimonios o lleve a cabo una indagatoria en relación con acciones que, en la mayoría de los casos, se han realizado de buena fe.

Otro inconveniente que podría suscitarse si no se toman en cuenta el contenido de esta guía y las recomendaciones que señalaremos seguidamente, es la necesidad de incurrir en gastos legales si resulta necesario interponer una acción legal contra el Estado mediante una demanda contencioso-administrativa ante la Sala Tercera de la Corte Suprema de Justicia, con el fin de lograr un resarcimiento económico, todo lo cual, en la mayoría de los casos, termina en una resolución de no admisión, ya que la jurisdicción Contencioso Administrativa es bien conocida por su alto grado de formalidad lo que es preciso considerar ya que en muchas ocasiones ni siquiera se cuenta con un contrato refrendado lo que hace inadmisible esas demandas en esa jurisdicción.

II. LOS CONTRATOS PÚBLICOS EN PANAMÁ

El artículo 87 del Texto Único de la Ley 22 de 27 de junio de 2006, ordenada por la Ley 61 de 2017, establece que los contratos públicos se entienden perfeccionados desde el momento en que son refrendados por la Contraloría General de la República (CGR) y, por tal razón, si no se cuenta con ese refrendo del contrato o de la adenda respectiva, resulta imposible que el Estado pueda recibir, gestionar y pagar lo convenido en el instrumento respectivo.

De lo anterior podemos concluir que, en Panamá, los contratos públicos son solemnes, ya que por mandato legal requieren el refrendo de la CGR para ser válidos, eficaces y exigibles. Recordemos que en los contratos solemnes, además del consentimiento, la Ley exige que se observen otras formalidades que, si no observan, el contrato no produce ningún efecto. Por eso en estos contratos no se producirán los efectos que les son inherentes mientras el consentimiento no se haya otorgado en la forma prescrita por la ley y de acuerdo con las formalidades establecidas.  Ésa suele ser la razón de que el funcionario de ventanilla de tesorería en la mayoría de los casos esté bajo órdenes de no recibir ninguna gestión de cobro que no venga acompañada de una copia simple del contrato respectivo.

III. RECOMENDACIONES PARA LA GESTIÓN DE COBRO AL ESTADO

Para lograr una efectiva gestión de cobro al Estado, se deben tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:

1) Lo primero es asegurarse que en el momento de presentar la gestión de cobro al Estado, el contrato cuente con el debido refrendo de la Contraloría General de la República de acuerdo con lo dispuesto por dicho ente rector en su circular 50-2010-DC-DFG de 31 de mayo de 2010 que ordena taxativamente a los proveedores del Estado y a las entidades públicas que no entreguen ni reciban bienes, que no procedan a la prestación del servicio ni inicien la ejecución de la obra mientras no hayan recibido ese refrendo del contrato y de la adenda respectiva si tiene adenda.

2) Después de obtenido el refrendo del contrato, lo que se debe tomar en consideración es que se debe haber cumplido con el objeto o las obligaciones del contratista establecidas que consten en el contrato para generar en el Estado la obligación del pago que deberá constar como pactada expresamente en el contrato.

3) Una vez se haya cumplido con el objeto o las obligaciones derivadas del contrato, el Estado deberá hacer un acta de entrega o una certificación de “recibido conforme”, lo que deberá adjuntarse al formulario de la gestión de cobro.

4) Además de lo anterior, a su debido tiempo según los plazos estipulados en el contrato, se deberá presentar la correspondiente gestión de cobro que se lleva a cabo mediante la formalización de la solicitud de gestión de cobro con el formato específico establecido (por regla general con tres (3) copias adjuntas) y acompañado de los siguientes requisitos:

a) Factura original.

b) Certificación de “Recibido conforme”.

c) Copia de la cédula del representante legal del contratista.

d) Poder que faculte la actuación como representante legal si quien presenta y firma la gestión de cobro no es personalmente el representante legal del contratista.

e) Copia del Contrato y sus adendas (en caso de que haya adendas).

f) Copia de la fianza de cumplimiento (en caso de que se requiera fianza).

g) Paz y salvo de la Caja de Seguro Social a favor del contratista.

h) Paz y salvo de la Dirección General de Ingresos a favor del contratista.

IV. CONCLUSIONES

• El contrato público en Panamá es un contrato solemne.
• Dada la naturaleza solemne de los contratos públicos, no se deben entregar ni recibir bienes ni proceder a la prestación del servicio ni iniciar la ejecución de la obra antes de que se otorgue el refrendo al contrato o la adenda respectiva, según el caso.
• Se puede evitar o disminuir el riesgo de perjuicios económicos y otros problemas legales asociados si se entregan los bienes, se presta el servicio, o se inicia la ejecución de la obra después del refrendo del contrato o de la adenda respectiva.
• Se debe cumplir fielmente con lo pactado en el contrato y sus adendas para presentar y tramitar exitosamente las gestiones de cobro de contratos públicos.
• El formulario de gestión de cobro debe ir acompañado de todos los requisitos esbozados en el numeral 4 de la sección III de este documento.